Les coulisses du Bureau : comment nous gérons la vie du Club

Quand on participe à un événement du Club Francophone de Gran Canaria (une sortie conviviale, un atelier, une conférence, un apéritif, une fête, ou encore un concours photo), on voit surtout la partie visible de l’iceberg : la bonne ambiance, les échanges, les sourires, la convivialité !

Mais derrière chaque activité se cachent des heures de préparation, de coordination et de décisions prises en coulisses par le Bureau du Club.

Dans cet article, nous vous ouvrons les portes de ces coulisses pour vous montrer comment nous travaillons, comment nous nous organisons, et comment naissent les événements que vous appréciez.

Le Bureau 2025 du Club comprend sept membres, chacun avec ses responsabilités : présidence, vice-présidence, secrétariat, trésorerie et vocaux.

Tous occupent ces postes à titre bénévole, et chacun apporte ses compétences, son expérience et sa personnalité.

Nos réunions régulières sont essentielles pour faire vivre l’association, assurer son fonctionnement administratif et financer ses projets.

Nous nous réunissons généralement une à deux fois par mois, en présentiel ou parfois en ligne lorsque les agendas sont chargés.

Ces réunions suivent un ordre du jour précis. Parmi les points que nous abordons régulièrement :

- Les projets en cours : état d’avancement, ajustements, besoins matériels ou humains.

- L'organisation des prochains événements : choix du lieu, planning, logistique, communication.

- La vie associative : inscriptions, demandes des membres, partenariats, etc.

- L'administratif : documents officiels, budget, dossiers pour le fameux "Registro de Asociaciones".

- Les idées et propositions : chaque membre peut suggérer des activités ou des améliorations.

L’ambiance est toujours studieuse, mais jamais rigide. Les échanges sont francs, constructifs, et la bonne humeur est souvent de la partie… ce qui aide beaucoup quand les dossiers deviennent « techniques » !

Ça vous dirait de suivre la préparation d'un événement du Club étape par étape ?

1. L’idée

Elle peut venir d’un membre du Bureau, d’un adhérent, d’un partenaire ou même d’une suggestion informelle lors d’un café.

Pour séduire le plus grand nombre de membres, nous devons varier les lieux (nord, sud, est, ouest)... Nous devons aussi varier les formats : rencontres conviviales, ateliers, activités culturelles, sorties nature, événements thématiques… Nous devons prendre en compte l'accessibilité de la zone, le prix, la présence d'animaux de compagnie, et bien d'autres paramètres que vous n'imaginez peut-être pas !

2. La faisabilité

On étudie donc : le public potentiel, les coûts, le lieu idéal, les autorisations nécessaires ou encore la disponibilité des membres du Bureau pour superviser l'événement le jour J.

C’est l’étape où l’on transforme une idée sympathique en un projet solide et réel !!!

3. La logistique

C’est la partie la plus dense !

Il faut souvent : réserver un espace (demander des autorisations), coordonner avec des partenaires, préparer du matériel, gérer les inscriptions, assurer l’accueil, organiser les déplacements ou le covoiturage, prévoir la nourriture ou les boissons, et surtout faire un brief à l’équipe.

Sans oublier les assurances qui sont nécessaires lorsque nous organisons un événement !

4. La communication

C'est une GROSSE PARTIE de nos organisations...

Une fois tout validé, place à la promotion sur : Whatsapp (chacun des 7 membres du bureau possède de nombreux "filleuls"), notre site web, notre Facebook ou encore notre newsletter.

Nous veillons à ce que les informations soient claires, complètes et attractives.

Un véritable travail d'agence de communication LOL ! Ça prend, un temps fou !

5. Le jour J

Notre objectif : Que tout se passe bien et que les participants vivent un moment agréable… et ne voient jamais le stress des coulisses !

6. Le bilan

Après chaque événement, nous faisons un retour d’expérience au sein du bureau :

Ce qui a fonctionné ? Ce que nous pourrions améliorer ? Que demandent les membres pour la suite ?

Ceci permet au Club de progresser et de proposer toujours mieux (enfin, c'est l'objectif).

En novembre 2025, nous avons mis en place un questionnaire de satisfaction envoyé aux membres présents lors d'un événement pour recueillir leur avis !

En moyenne, le Bureau du Club Francophone de Gran Canaria organise 24 événements chaque année !

Pour entrer dans le bureau, ou même simplement nous aider dans l'organisation d'événements : Envoyez-nous un email sur : club.francophones.grancanaria@gmail.com ou envoyez un message Whatsapp à votre parrain/marraine au sein du Club !